Règlement intérieur d’Epitanime

Ce règlement a été approuvé par le Bureau le 14 décembre 2018.

 

Article I – Composition du Bureau

 

Le Bureau de l’association EPITANIME de l’année 2018-2019 est composé de :

  • Geoffrey LEVILLAIN alias Wyz, président
  • Vincent ITURRI alias Cosmos, trésorier
  • Clément CHANAL alias Kowanio, secrétaire
  • Quentin MONTALAN alias Asajimi, vice-président
  • Benoit JALLET alias Nadsat, vice-trésorier
  • Min-Soo KO alias TearBOT, vice-secrétaire

 

Article II – Composition du Comité

 

Le Comité de l’association est actuellement composé des membres suivants :

  • Florent MARBACHE alias Arkion
  • Julien VAN MALDEREN alias Jashugan
  • Pascal GUIFFANT alias Batou
  • Vincent COURTALON alias VinZ

 

Article III – Membres d’honneur

 

Les membres d’honneur Umika actuels sont :

  • Stéphane BARREIRA alias Darkstef
  • Emmanuel BOCHEW alias Myrukyr
  • Rémi BONNET alias Bontiv
  • Cendrine CATHARY alias Poypoy
  • Nabil DIENG alias Kendo
  • Sonia NGUYEN alias Kira
  • Arthur WOJCIK alias Meltdown

Les membres d’honneur Tomino actuels sont :

  • Laurent DUMESTIER alias Draigen
  • Luc FASQUELLE alias Riges
  • Florent MARBACHE alias Arkion
  • William MARTINS alias Wiiwii

Les membres d’honneur Kenshin actuels sont :

  • Jean CHALARD alias J
  • Vincent COURTALON alias VinZ
  • Stéphane LAPIE alias Darksoul

 

Article IV – La Trinitanime

 

La Trinitanime de l’association est actuellement composée des membres suivants :

  • Marion MONTALAN alias Gamine, Mascotte
  • Ronan LE GOFF alias Yzarcy, Doyen Pluton (ne sera plus du tout cité par la suite)
  • Cédric KHIN in alias Sugiuro, Tyran Graviton

 

Article V – Membres bienfaiteurs

 

Il y a actuellement 2 membres bienfaiteurs :

  • Arnaud GODET alias Nono
  • Quentin MONTALAN alias Asajimi

 

Article VI – Membres exclus pour faute grave

 

Les membres exclus pour faute grave durant ces dernières années furent :

  • Michel LUONG
  • Mickaël TONNELIER
  • Benjamin SOUBEN

 

Article VII – Montant de la cotisation

 

Le montant de la cotisation de l’association EPITANIME pour cette année est fixé à 5 euros pour :

  • Les responsables de sections (cf. Article VIII Les sections) ;
  • Les étudiants d’une école du IONIS Education Group ;
  • Les membres utiles : membres ayant participé en tant que responsable à la Convention ou à au moins 2 events au cours de l’année précédente ou à un poste d’utilité générale sur l’année d’après le bureau.

Pour les membres bienfaiteurs, les membres du Comité ainsi que les membres Kenshin, la cotisation est gratuite.

Pour tous les autres, le montant de la cotisation est de 10 euros.

 

Article VIII – Les sections

 

La section Local :

Responsables : voir liste au local

La section local est la seule à s’occuper de l’ouverture/fermeture du local, les membres de la section sont les seuls à avoir l’autorisation de manipuler la caisse (en cas d’absence limité le responsable prend la clé de la caisse et nomme un suppléant). La section est chargée du respect de la propreté du local, et peut à tout moment faire la demande d’un nettoyage complet du local.

Le président est automatiquement le responsable de la section et tout le bureau fait partie de la section local également.

Deux responsables local peuvent effectuer un contrôle de la caisse et notifier au bureau via le channel #check-caisse sur le discord d’EPITANIME.

Les membres de la section sont appelés “responsables local”

 

La section Bouffe :

Responsables : Gabriel BERENZON alias Poke, Mehdi SOMMIER alias Osakapowaa, Kim ZORDAN alias Haaneul

La section Bouffe s’occupe de gérer les stocks de nourriture au local et avant/pendant les évènements ainsi que d’assurer la restauration lors des évènements.

 

La section Communication Externe :

Responsables : Manuel TERTRE alias Neral

La section Communication Externe est garante de la bonne réputation d’EPITANIME sur Internet et de la communication de masse de l’association en terme général. Elle gère tous les moyens de communication communautaire officiels de l’association en elle-même (forum, site, page Facebook EPITANIME, Twitter EPITANIME). Elle ne gère pas la communication des autres sections sauf demande de la section en question et approbation du Bureau.

 

La section Cours de Japonais :

Responsable : Min-Soo KO alias TearBOT

La section Cours de Japonais est, comme son nom l’indique, une section où les membres peuvent apprendre ou approfondir leurs connaissances en japonais et s’amuser en participant à des activités ayant un rapport avec le japonais.

 

La section Dessin :

Responsables : Jean Fedorowicz alias JoeNeko, Pierre-Alexandre MOME alias lordover

La section Dessin propose des cours suivis de séances de dessin libres toutes les semaines et durant les évènements Epitanime. Les cours ne sont pas orientés sur le style manga pour ne pas se restreindre dans les styles, bien que nous en soyons amateurs.

 

La section Évènements Extérieurs :

Responsable : Manuel TERTRE alias Neral

La section Évènements Extérieurs est chargée de proposer des activités EPITANIME dans des conventions ou lors d’autres évènements.

 

La section Games From Japan :

Responsables : Charles FREDERIC alias SSD, Hélène BOURRÉE alias Reyson, Cyril CHANTEGREIL alias Zetsubo Yurei, Jonathan VASSAL alias Vizuu, Bryan FERREIRA alias MCL2012

La section Games From Japan s’occupe des jeux de cartes à collectionner et de l’organisation de tournois sur ces derniers. Les activités principales de la section gravitent autour des jeux Bushiroad : Weiss Schwarz, Vanguard, Buddyfight et ChaOS TCG.

 

La section Jeux Traditionnels Japonais :

Responsables : Antoine HACQUARD alias Sokah, Manuel TERTRE alias Neral

La section Jeux Traditionnels Japonais a pour but de promouvoir les jeux traditionnels japonais tels que le go, le shogi, le riichi ou encore le hanafuda de manière hebdomadaire et durant des évènements, où débutants comme joueurs confirmés peuvent venir partager leur passion.

 

La section Jeux Vidéo Japonais :

Responsables : Geoffrey LEVILLAIN alias Wyz, Benoit JALLET alias Nadsat, Rémi PIGNOL alias Freji

La section Jeux vidéo se charge d’organiser des soirées consoles dans l’enceinte d’EPITANIME. Ils proposent les activités de jeux vidéo au sein d’EPITANIME.

 

La section Karaoke :

Responsables : Quentin MONTALAN alias Asajimi

La section Karaoke a pour but de venir vous faire chanter, notamment sur les openings et endings de vos animes préférés.

 

La section Logistique :

Responsables : Vincent ITURRI alias Cosmos, Clément CHANAL alias Kowanio

La section logistique gère les ressources matérielles d’EPITANIME.

 

La section Modélisme :

Responsables : Arthur DAUZAT alias Altomare, Quentin MONTALAN alias Asajimi

La section modélisme vise à promouvoir l’univers du “plamo” (maquettes plastiques: gunpla, kotobukiya, résine, etc…) et proposer des ateliers d’initiation lors des évènements de l’association, ainsi que des sessions de groupe hors évènement.

 

La section Nocturne :

Responsables : Thomas MERCIER alias Mitoyu, Marion MONTALAN alias Gamine

La section Nocturne est chargée de l’organisation et de la supervision des Nocturnes d’EPITANIME.

 

La section Otak Coffee :

Responsable : Terance MOUSSOKI alias Shomaa

La section Otak Coffee est la section Podcast d’EPITANIME. Elle réalise des émissions podcast sur le thème du Japon et d’EPITANIME.

 

La section Partenariats-Relations Extérieures :

Responsable : Manuel TERTRE alias Neral, Christian Chaux alias Zirk

La section Partenariats-Relations Extérieures a pour objectif d’établir des partenariats avec d’autres associations, organisations… et d’entretenir des relations avec les divers organismes.

 

La section Pokémon :

Responsables : Lucas LEGAZ alias Aihry, Cédric LEJAY alias Xenter, Vincent ITURRI alias Cosmos,  Hugo LACOUR alias islandzi, Clément CHANAL alias Kowanio

La section se charge des animations et activités autour de l’univers Pokémon.

 

La section Projo Mercredi :

Responsables : Samnang TRAING alias Mikomi, Fabrice SADAY alias Type_Moon_Hakase

La section Projo a pour but de faire découvrir des animes qui viennent de sortir ou bien revoir sur écran géant celles que vous avez déjà pris tant de plaisir à regarder une première fois.

 

La section Sécurité :

Responsable : Loïc SERGENT alias taghoria

La section Sécurité s’assure, durant les événements organisés par EPITANIME, d’accueillir avec sourire et bonne humeur les visiteurs. Ainsi que de veiller à ce que tous ce passe bien et que le règlement soit respecté.

 

La section Technique :

Responsables : Rémi BONNET alias Bontiv, Quentin MONTALAN alias Asajimi, Geoffrey LEVILLAIN alias Wyz

La section technique se charge de la réparation, maintenance et surveillance des installations informatiques de l’association.

 

La section Toyunda :

Responsables : Quentin MONTALAN alias Asajimi, Manuel TERTRE alias Neral, Cedric KHIN alias Sugiuro

La section Toyunda se charge de la coordination des timers d’EPITANIME. Elle s’occupe de la maintenance de la Toyunda.

 

Article IX – Règles de fonctionnement interne

 

Évènements hebdomadaires

Dû à l’absence de service de sécurité sur les évènements hebdomadaires, les externes (non-inscrits à EPITANIME ou dans une école du IONIS Education Group) sont interdits.

Le responsable d’une activité hebdomadaire peut cependant accepter les externes sur certaines de ces activités après consultation du Bureau afin que cette dernière puisse, par exemple, suivre des séances d’essais. Tout abus de ce système de séances d’essais pourra être sanctionné par le bureau.

 

Article X – Fonctionnement des responsables

 

Conformément à l’article VIII.3 des statuts, le règlement intérieur définit le fonctionnement que doivent mettre en œuvre les responsables de l’association.

 

Définitions :

Un responsable d’évènement est responsable de l’organisation d’un évènement (donc notamment les responsables des sections, Convention, Nocturne et évènements extérieurs).
Un responsable d’activité est une personne en charge d’une section d’EPITANIME proposant une activité.
Un organisme externe est une association ou une entreprise autre qu’EPITANIME.

 

Déclaration d’un évènement :

Les responsables d’évènements doivent déclarer leur évènement un certain temps avant le début de l’évènement :

  • Convention : Au maximum un mois après la nomination du responsable.
  • Nocturne / Diurne : Un mois avant l’évènement.
  • Réunion : Une semaine avant la réunion.
  • Autre : Deux semaines avant l’évènement.

Si la déclaration est faite pendant une période de vacances, il faut rajouter deux semaines de délai.

La déclaration de l’évènement au Bureau doit se faire avec les éléments suivants :
Un compte rendu du déroulement de l’évènement pour le Bureau

  • Objet de l’évènement
  • Nombre de staff
  • Associations et entreprises externes
  • Contrat(s) mis en place
  • Matériel nécessaire
  • Communication de l’évènement (et besoins de communication)

Si l’évènement met en jeu des ressources de l’association, alors un budget prévisionnel
doit être donné avec :

  • Revenus prévus avec les PAF.
  • Dépenses pour les lots.
  • Dépenses pour le déroulement de l’évènement.

Si l’évènement nécessite une (ou des) salle(s) du campus, une « fiche évènement » dont le modèle est disponible auprès du Bureau sera demandée.

 

Organismes présents sur l’évènement :

Si une section de l’association fait une activité présente sur un évènement, le responsable de l’évènement doit inviter le responsable de la section d’EPITANIME réalisant cette activité en priorité.

Si le responsable de l’activité n’est pas disponible, il a la possibilité de choisir un membre de sa section pour le remplacer ou se mettre d’accord avec le responsable de l’évènement pour choisir un organisme externe qui réalisera l’activité à la place de la section d’EPITANIME. Si aucun accord n’est trouvé, c’est le Bureau qui tranchera.

 

Budget des sections :

Chaque année, les sections ont la possibilité de faire une (ou plusieurs) demande(s) de budget pour leur section. La demande de budget doit faire apparaître trois sections distinctes :

  1. Les frais d’expansions nécessaires pour acheter le matériel réutilisable à chaque évènement.
  2. Les frais pour le matériel consommable (lots sur plusieurs évènements et matériel consommable).
  3. Les revenus prévisionnels des évènements (si les évènements peuvent générer des revenus).

Il est impératif de faire valider les devis, factures ou autres au bureau. Tout devis ou facture non validé par le bureau sera refusé.

 

Article XI – Traitement du matériel

 

Seuls la section Technique et le Bureau sont habilités à juger si un appareil est utilisable ou non. Si une dégradation est constatée, voici la procédure à adopter :

  • Inscrire “En panne” sur l’appareil concerné.
  • Notifier par mail la section Technique, avec le Bureau en copie.
  • Le Bureau informera les sections ayant besoin de ce matériel qu’il est inutilisable et suivra la réparation.

 

Article XII – Règlement du local

 

Local accueil :

1-    La consommation d’alcool est interdite.

2-    La consommation de drogue est interdite (rappel : la nicotine est une drogue,
cela inclut la vapote).

3-    On ne dort pas pendant les heures d’accueil.

4-    Pas d’affaire sur les sièges et le canapé.

5-    Le local doit rester un lieu accueillant pour les 5 sens.

6-    La consommation de repas venant de l’extérieur est laissée à l’appréciation des
membres présents au local.

7-    Les vêtements vont sur le porte-manteaux.

8-    Les mangas sont à lire sur place.

9-    Vous êtes ici dans le respect et le savoir-vivre.

10-  Le local n’est pas une garderie.

11-  Le local doit rester propre.

12-  Le futur d’un objet laissé au local après 1 semaine est laissé à l’appréciation du bureau.

13-  En cas de demande d’interprétation d’une des règles la réponse d’un membre du bureau fait foi.

 

Ordinateurs:

1-   Les ordinateurs sont destinés en priorité aux usages de l’association.

 

Article XIII – Règlement de la Diurne / Nocturne

 

Il est strictement interdit :

  • D’apporter des boissons alcoolisées.
  • De rentrer par autre part que l’accueil.
  • D’apporter des animaux.
  • D’apporter tous types d’armes (toute arme de Cosplay sera sujette à l’appréciation du staff sécurité de l’accueil).
  • D’accéder au sous-sol Pasteur (sauf étudiants du Groupe IONIS ayant la carte d’étudiant).
  • De boire ou de manger dans les salles (sauf cas exceptionnels).
  • Tout comportement déraisonnable (y compris et notamment la consommation de substances illicites) résultera en un bannissement de toutes les nocturnes jusqu’à nouvel ordre.

Si la personne ayant enfreint le règlement n’est pas un membre de l’association mais un invité, le membre qui l’a invité sera tenu pour responsable et subira la même sanction décrite plus haut.

Toute personne en état ébrieux (1) se verra refuser l’accès au site ou expulser de l’évènement. Un alcootest électronique sera présent sur l’évènement à ce but.

Comportement et tenue décents exigés (pas d’atteinte à la pudeur).

Vous êtes priés de respecter le matériel mis à votre disposition.

Les responsables de salle peuvent ajouter des règles afin d’assurer le bon déroulement de leurs activités.

Un contrôle visuel des sacs ou/et des vêtements sera effectué à l’entrée de l’évènement afin de vérifier le respect des règles. (2) (3) (4)

Le personnel en charge de la sécurité sera identifiable par son brassard de couleur (la couleur définissant le jour de l’évènement) et seul ce personnel sera habilité à effectuer les contrôles.

Toute personne, visiteur ou étudiant du Groupe IONIS, ne respectant pas le règlement se verra refuser l’accès au site ou expulser de l’évènement.

La signature sur la fiche d’émargement entraîne l’acceptation sans condition du présent règlement dans son intégralité.

(1) état ébrieux : Altération des sens et des perceptions suite à la prise occasionnelle ou répétée d’alcool ou d’une substance psychoactive (cannabis…)
(2) Des contrôles peuvent être effectués dans l’évènement si nécessaire.
(3) Toute nouvelle entrée dans l’évènement fera l’objet d’un nouveau contrôle visuel des sacs ou/et des vêtements.
(4) Toute personne refusant le contrôle de ses effets personnels, sacs ou vêtements, se verra refuser l’accès au site ou expulser de l’évènement.

 

Article XIV – Motifs justifiant un blâme

 

La liste des motifs ci-dessous est non exhaustive des actions pouvant mériter un blâme :

  • Dégrader du matériel de l’association.
  • Oublier de ramener le matériel emprunté à l’association (ou une partie du matériel)
  • Ne pas respecter le règlement du local.
  • Manquer de respect envers autrui.
  • Manquer de respect envers l’association
  • Ne pas obéir à une consigne d’un membre du Bureau.

Rappel: Conformément à l’article VI des statuts:
“Les blâmes servent d’avertissement à l’intéressé, qui devra en être notifié par le Bureau par écrit.

En cas de cumul de 3 blâmes par un même membre durant un même mandat, le Bureau est en droit d’entamer une procédure d’exclusion contre le membre.”

 

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