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Règlement intérieur d’Epitanime

Ce règlement a été approuvé par le Bureau le 11 septembre 2021. 

Article I – Composition du Bureau

Le Bureau de l’association Epitanime de l’année 2021-2022 est composé de : 

  • Clément Chanal alias Kowanio, Président
  • Alexandre Dejean alias Fenriru, Trésorier
  • Julien Latulipe alias HyperYoh, Secrétaire
  • Angelina Colas alias Rena, Vice-Président
  • Hugo Lacour alias Islandzi, Vice-Trésorier
  • Roman Milstein alias Paroo, Vice-Secrétaire

Article II – Composition du Comité 

Le Comité de l’association est actuellement composé des membres suivants : 

  • Florent MARBACHE alias Arkion 
  • Julien VAN MALDEREN alias Jashugan 
  • Pascal GUIFFANT alias Batou 
  • Vincent COURTALON alias VinZ 
  • Min-Soo KO alias TearBot
  • Geoffrey LEVILLAIN alias Wyz

Article III – Membres d’honneur 

Les membres d’honneur Umika actuels sont : 

  • Stéphane BARREIRA alias Darkstef 
  • Emmanuel BOCHEW alias Myrukyr 
  • Rémi BONNET alias Bontiv 
  • Cendrine CATHARY alias Poypoy 
  • Nabil DIENG alias Kendo 
  • Sonia NGUYEN alias Kira 
  • Arthur WOJCIK alias Meltdown

Les membres d’honneur Tomino actuels sont : 

  • Laurent DUMESTIER alias Draigen 
  • Luc FASQUELLE alias Riges 
  • Florent MARBACHE alias Arkion 
  • William MARTINS alias Wiiwii

Les membres d’honneur Kenshin actuels sont : 

  • Jean CHALARD alias J 
  • Vincent COURTALON alias VinZ 
  • Stéphane LAPIE alias Darksoul 

Article IV – La Trinitanime 

La Trinitanime de l’association est actuellement composée des membres suivants : 

  • Sebastien Lin alias Pioupiouz, Mascotte 
  • Quentin MONTALAN alias Asajimi, Doyen Pluton (ne sera plus du tout cité par la suite) 
  • Vincent Itturi alias Cosmos, Tyran Graviton 

Article V – Membres bienfaiteurs 

Il y a actuellement 3 membres bienfaiteurs : 

  • Arnaud GODET alias Nono 
  • Quentin MONTALAN alias Asajimi
  • Alexis KTORZA alias Darkie

Article VI – Membres exclus pour faute grave 

Les membres exclus pour faute grave durant ces dernières années sont : 

  • Michel LUONG 
  • Mickaël TONNELIER 
  • Benjamin SOUBEN 

Article VII – Montant de la cotisation 

Le montant de la cotisation de l’association Epitanime pour cette année est fixé à 5 euros pour : 

  • Les responsables de sections (cf. Article VIII Les sections) ; 
  • Les étudiants d’une école du groupe IONIS Education Group ; 

Pour les membres bienfaiteurs, les membres du Comité ainsi que les membres Kenshin, la cotisation est gratuite. 

Les membres utiles: membres ayant participé à l’assemblée générale ou ayant donné leurs procurations sont dispensés de cotisation.
Pour tous les autres, le montant de la cotisation est de 10 euros. 

Article VIII – Les sections 

La section Local :

Responsables local : voir liste au local

La section Local est la seule à s’occuper de l’ouverture/fermeture du local, les membres de la section sont les seuls à avoir l’autorisation de manipuler la caisse (en cas d’absence limité le responsable prend la clé de la caisse et nomme un suppléant). La section est chargée du respect de la propreté du local, et peut à tout moment faire la demande d’un nettoyage complet du local.

L’intégralité du Bureau est responsable local et le président en est le référent.

Le président est automatiquement le responsable de la section et tout le Bureau fait partie de la section local également.

La hiérarchie du local est la suivante : président – Bureau – responsable local – autre 

Article IX – Règles de fonctionnement interne 

Évènements hebdomadaires 

Dû à l’absence de service de sécurité sur les évènements hebdomadaires, les externes (non-inscrits à Epitanime ou dans une école du IONIS Education Group) sont interdits. 

Le responsable d’une activité hebdomadaire peut cependant accepter les externes sur certaines de ces activités après consultation du Bureau afin que cette dernière puisse, par exemple, suivre des séances d’essais. Tout abus de ce système de séances d’essais pourra être sanctionné par le Bureau. 

Article X – Fonctionnement des responsables 

Conformément à l’article VIII.3 des statuts, le règlement intérieur définit le fonctionnement que doivent mettre en œuvre les responsables de l’association. 

Définitions : 

Un responsable d’évènement est responsable de l’organisation d’un évènement (donc notamment les responsables des sections, Convention, Matsuri et évènements extérieurs). Un responsable d’activité est une personne en charge d’une section d’Epitanime proposant une activité. Un organisme externe est une association ou une entreprise autre qu’Epitanime. 

Déclaration d’un évènement : 

Les responsables d’évènements doivent déclarer leur évènement un certain temps avant le début de l’évènement : 

  • Convention : Au maximum un mois après la nomination du responsable. 
  • Matsuri / Nocturne / Diurne : Un mois avant l’évènement. 
  • Réunion : Une semaine avant la réunion. 
  • Autre : Deux semaines avant l’évènement. Si la déclaration est faite pendant une période de vacances (selon le calendrier des vacances scolaires de zone C), il faut rajouter deux semaines de délai. 

La déclaration de l’évènement au Bureau doit se faire avec les éléments suivants : Un compte rendu du déroulement de l’évènement pour le Bureau 

  • Objet de l’évènement 
  • Nombre de staff 
  • Associations et entreprises externes 
  • Contrat(s) mis en place 
  • Matériel nécessaire 
  • Communication de l’évènement (et besoins de communication) Si l’évènement met en jeu des ressources de l’association, alors un budget prévisionnel doit être donné avec : 
  • Revenus prévus avec les PAF. 
  • Dépenses pour les lots. 
  • Dépenses pour le déroulement de l’évènement. Si l’évènement nécessite une (ou des) salle(s) du campus, une « fiche évènement » dont le modèle est disponible auprès du Bureau sera demandée. 

Organismes présents sur l’évènement : 

Si une section de l’association fait une activité présente sur un évènement, le responsable de l’évènement doit inviter le responsable de la section d’Epitanime réalisant cette activité en priorité. 

Si le responsable de l’activité n’est pas disponible, il a la possibilité de choisir un membre de sa section pour le remplacer ou se mettre d’accord avec le responsable de l’évènement pour choisir un organisme externe qui réalisera l’activité à la place de la section d’Epitanime. Si aucun accord n’est trouvé, c’est le Bureau qui tranchera. 

Budget des sections : 

Chaque année, les sections ont la possibilité de faire une (ou plusieurs) demande(s) de budget pour leur section. La demande de budget doit faire apparaître trois sections distinctes : 

  1. Les frais d’expansions nécessaires pour acheter le matériel réutilisable à chaque évènement. 2. Les frais pour le matériel consommable (lots sur plusieurs évènements et matériel consommable). 3. Les revenus prévisionnels des évènements (si les évènements peuvent générer des revenus). Il est impératif de faire valider les devis, factures ou autres au Bureau. Tout devis ou facture non validé par le Bureau sera refusé.

Article XI – Traitement du matériel 

Seuls la section Technique et le Bureau sont habilités à juger si un appareil est utilisable ou non. Si une dégradation est constatée, voici la procédure à adopter : 

  • Inscrire “En panne” sur l’appareil concerné. 
  • Notifier par mail la section Technique, avec le Bureau en copie. 
  • Le Bureau informera les sections ayant besoin de ce matériel qu’il est inutilisable et suivra la réparation. 

Article XII – Règlement du local 

Local accueil : 

1- Vous êtes ici dans le respect et le savoir-vivre. 

2- Le local doit rester propre et rangé. 

3- La consommation d’alcool et de drogues est interdite. 

4- On ne dort pas pendant les heures d’accueil. Les heures d’accueil sont définies par la présence de plus d’un membre du bureau ou responsable du local. 

5- Le local doit rester un lieu accueillant pour les 5 sens. 

6- La consommation de repas venant de l’extérieur est laissée à l’appréciation des membres présents au local. 

7- Les mangas sont à lire sur place. 

8- Le local n’est pas une garderie. 

9- Le futur d’un objet laissé au local après 1 semaine est laissé à l’appréciation du Bureau. 

10- Les ordinateurs et le local sont destinés en priorité aux usages de l’association. 

11- En cas de demande d’interprétation d’une des règles, la réponse d’un membre du bureau fait foi. 

12- Le passe sanitaire et le port du masque sont obligatoire pour accéder au local

La liste des responsables local est disponible au local. 

Article XIII – Règlement des Matsuri / Nocturne / Diurne

Il est strictement interdit : 

  • D’apporter des boissons alcoolisées. 
  • De rentrer par autre part que l’accueil. 
  • D’apporter des animaux
  • D’apporter tous types d’armes (toute arme de Cosplay sera sujette à l’appréciation du staff sécurité de l’accueil). 
  • D’accéder au sous-sol Pasteur (sauf étudiants du Groupe IONIS ayant la carte d’étudiant). 
  • De boire ou de manger dans les salles (sauf cas exceptionnels). 
  • Les bouteilles non-scellées seront conservées à l’accueil. 

Tout comportement déraisonnable (y compris et notamment la consommation de substances illicites) résultera en un bannissement de tous les évènements jusqu’à nouvel ordre. Si la personne ayant enfreint le règlement n’est pas un membre de l’association mais un invité, le membre qui l’a invité sera tenu pour responsable et subira la même sanction décrite plus haut. 

Toute personne en état ébrieux (1) se verra refuser l’accès au site ou expulser de l’évènement. Des alcootests seront présents sur l’évènement à ce but. 

Comportement et tenue décents exigés (pas d’atteinte à la pudeur). 

Vous êtes priés de respecter le matériel mis à votre disposition. 

Les responsables de salle peuvent ajouter des règles afin d’assurer le bon déroulement de leurs activités. 

Un contrôle visuel des sacs ou/et des vêtements sera effectué à l’entrée de l’évènement afin de vérifier le respect des règles. (2) (3) (4) 

Le personnel en charge de la sécurité sera identifiable par son brassard de couleur (la couleur définissant le jour de l’évènement) et seul ce personnel sera habilité à effectuer les contrôles. 

Toute personne, visiteur ou étudiant du Groupe IONIS, ne respectant pas le règlement se verra refuser l’accès au site ou expulser de l’évènement. 

La signature sur la fiche d’émargement entraîne l’acceptation sans condition du présent règlement dans son intégralité. 

(1) état ébrieux : Altération des sens et des perceptions suite à la prise occasionnelle ou répétée d’alcool ou d’une substance psychoactive (cannabis…) (2) Des contrôles peuvent être effectués dans l’évènement si nécessaire. (3) Toute nouvelle entrée dans l’évènement fera l’objet d’un nouveau contrôle visuel des sacs ou/et des vêtements. (4) Toute personne refusant le contrôle de ses effets personnels, sacs ou vêtements, se verra refuser l’accès au site ou expulser de l’évènement. 

Article XIV – Motifs justifiant un blâme 

La liste des motifs ci-dessous est non exhaustive des actions pouvant mériter un blâme : 

  • Dégrader du matériel de l’association. 
  • Oublier de ramener le matériel emprunté à l’association (ou une partie du matériel) 
  • Ne pas respecter le règlement du local. 
  • Manquer de respect envers autrui. 
  • Manquer de respect envers l’association 
  • Ne pas obéir à une consigne d’un membre du bureau. Rappel : Conformément à l’article VI des statuts: “Les blâmes servent d’avertissement à l’intéressé, qui devra en être notifié par le Bureau par mail.’’ 

En cas de cumul de 3 blâmes par un même membre durant un même mandat, le Bureau est en droit d’entamer une procédure d’exclusion contre le membre.

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