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Règlement intérieur d’Epitanime

Ce règlement a été approuvé par le Bureau le 23 septembre 2020.

Article I – Composition du Bureau

Le Bureau de l’association Epitanime de l’année 2020-2021 est composé de :

  • Manuel TERTRE alias Neral, Président
  • Hugo LACOUR alias Islandzi, Trésorier
  • Roman MILSTEIN alias Paroo, Secrétaire
  • Guillaume JOLY alias Stivers, Vice-Président
  • Clément CHANAL alias Kowanio, Vice-Trésorier
  • Sébastien LIN alias Pioupiouz, Vice-Secrétaire

Article II – Composition du Comité 

Le Comité de l’association est actuellement composé des membres suivants :

  • Florent MARBACHE alias Arkion
  • Julien VAN MALDEREN alias Jashugan
  • Pascal GUIFFANT alias Batou
  • Vincent COURTALON alias VinZ
  • Min-Soo KO alias TearBot
  • Geoffrey LEVILLAIN alias Wyz

Article III – Membres d’honneur 

Les membres d’honneur Umika actuels sont :

  • Stéphane BARREIRA alias Darkstef
  • Emmanuel BOCHEW alias Myrukyr
  • Rémi BONNET alias Bontiv
  • Cendrine CATHARY alias Poypoy
  • Nabil DIENG alias Kendo
  • Sonia NGUYEN alias Kira
  • Arthur WOJCIK alias Meltdown

Les membres d’honneur Tomino actuels sont :

  • Laurent DUMESTIER alias Draigen
  • Luc FASQUELLE alias Riges
  • Florent MARBACHE alias Arkion
  • William MARTINS alias Wiiwii

Les membres d’honneur Kenshin actuels sont :

  • Jean CHALARD alias J
  • Vincent COURTALON alias VinZ
  • Stéphane LAPIE alias Darksoul

Article IV – La Trinitanime 

La Trinitanime de l’association est actuellement composée des membres suivants :

  • Clé du coffre (représentée par Wyz), Mascotte
  • Vincent ITURRI alias Cosmos, Doyen Pluton (ne sera plus du tout cité par la suite)
  • Rémi BONNET alias Bontiv, Tyran Graviton

Article V – Membres bienfaiteurs 

Il y a actuellement 3 membres bienfaiteurs :

  • Arnaud GODET alias Nono
  • Quentin MONTALAN alias Asajimi
  • Alexis KTORZA alias Darkie

Article VI – Membres exclus pour faute grave 

Les membres exclus pour faute grave durant ces dernières années furent :

  • Michel LUONG
  • Mickaël TONNELIER
  • Benjamin SOUBEN

Article VII – Montant de la cotisation 

Le montant de la cotisation de l’association Epitanime pour cette année est fixé à 5 euros pour :

  • Les responsables de sections (cf. Article VIII Les sections) ;
  • Les étudiants d’une école du groupe IONIS Education Group ;
  • Les membres utiles : membres externes ayant participé en tant que responsable à un événement ou à deux événements en tant que staff.

Pour les membres bienfaiteurs, les membres du Comité ainsi que les membres Kenshin, la cotisation est gratuite.
Pour tous les autres, le montant de la cotisation est de 10 euros.

Article VIII – Les sections 

La section Local :

Responsables local : voir liste au local

La section Local est la seule à s’occuper de l’ouverture/fermeture du local, les membres de la section sont les seuls à avoir l’autorisation de manipuler la caisse (en cas d’absence limité le responsable prend la clé de la caisse et nomme un suppléant). La section est chargée du respect de la propreté du local, et peut à tout moment faire la demande d’un nettoyage complet du local.

L’intégralité du Bureau est responsable local et le président en est le référent.

Le président est automatiquement le responsable de la section et tout le Bureau fait partie de la section local également.

La hiérarchie du local est la suivante : président – Bureau – responsable local – autre

La section Atelier Culinaire :

Responsable : Guillaume JOLY alias Stivers

La section Atelier Culinaire a pour vocation de réaliser et de partager de délicieuses préparations ; sucrées ou salées vous en redemanderez.

La section Bouffe :

Responsables : Gabriel BERENZON alias Poke97, Louise DELDUC alias Poulpy, Guillaume JOLY alias Stivers, Aurélien QUESNEL alias Fullife, Jordan VIGNERON alias Jojo

La section Bouffe s’occupe de gérer les stocks de nourriture au local et avant/pendant les évènements ainsi que d’assurer la restauration lors des évènements.

La section Communication Externe :

Responsables : Guillaume JOLY alias Stivers, Eythan FELLOUS alias Elden, Clément CHANAL alias Kowanio

La section Communication Externe est garante de la bonne réputation d’Epitanime sur Internet et de la communication de masse de l’association en terme général. Elle gère tous les moyens de communication communautaire officiels de l’association (forum, site, page Facebook, Twitter). Elle ne gère pas la communication des autres sections sauf demande de la section en question et approbation du Bureau.

La section Convention :

Responsable convention : Quentin MONTALAN alias Asajimi

La section Convention est la section d’excellence d’Epitanime, elle a pour lourde tâche d’organiser, préparer, réaliser notre convention en amont jusqu’au jour J. Une bien lourde tâche, à laquelle nous donnons tous un petit coup de pouce.

La section Cosplay :

Responsables : Clément CHANAL alias Kowanio, Lucas LEGAZ alias Aihry

La section Cosplay s’occupe de coudre, coller, faire des patrons compliqués ; besoin de conseils, bienvenue à la section Cosplay !

La section Cours de Japonais :

Responsable : Min-Soo KO alias TearBOT

La section Cours de Japonais est, comme son nom l’indique, une section où les membres peuvent apprendre ou approfondir leurs connaissances en japonais et s’amuser en participant à des activités ayant un rapport avec le japonais.

La section Courses :

Responsables : Gabriel BERENZON alias Poke97, Clément CHANAL alias Kowanio, Cédric KHIN alias Sugiuro

La (Sacro Sainte) section Courses permettant à Epitanime de ne pas mourir de faim, ses valeureux membres affrontent les éléments pour nous apporter des vivres.

La section Dessin : 

Responsables : Jean FEDOROWICZ alias JoeNeko, Pierre-Alexandre MÔME alias LordOver

La section Dessin propose des cours suivis de séances de dessin libres toutes les semaines et durant les évènements Epitanime. Les cours ne sont pas orientés sur le style manga pour ne pas se restreindre dans les styles, bien que nous en soyons amateurs.

La section Évènements Extérieurs : 

Responsable : Manuel TERTRE alias Neral

La section Évènements Extérieurs est chargée de proposer des activités Epitanime dans des conventions ou lors d’autres évènements.

La section Games From Japan : 

Responsables : Charles FRÉDÉRIC alias SSD, Hélène BOURRÉE alias Reyson, Bryan FERREIRA alias Ray, Vincent ITURRI alias Cosmos, Jonathan VASSAL alias Viizu

La section Games From Japan s’occupe des jeux de cartes à collectionner et de l’organisation de tournois sur ces derniers. Les activités principales de la section gravitent autour des jeux Bushiroad : Weiss Schwarz, Vanguard, Buddyfight et ChaOS TCG.

La section Jeux Traditionnels Japonais : 

Responsables : Antoine HACQUARD alias Sokah, Manuel TERTRE alias Neral

La section Jeux Traditionnels Japonais a pour but de promouvoir les jeux traditionnels japonais tels que le go, le shogi, le riichi ou encore le hanafuda de manière hebdomadaire et durant des évènements, où débutants comme joueurs confirmés peuvent venir partager leur passion.

La section Jeux Vidéo Japonais : 

Responsables : Geoffrey LEVILLAIN alias Wyz, Cédric KHIN alias Sugiuro

La section Jeux vidéo se charge d’organiser des soirées consoles dans l’enceinte d’Epitanime. Ils proposent les activités de jeux vidéo au sein d’Epitanime.

La section Karaoke :

Responsables : Quentin MONTALAN alias Asajimi, Cédric KHIN alias Sugiuro

La section Karaoke a pour but de venir vous faire chanter, notamment sur les openings et endings de vos animes préférés.

La section Live :

Responsable : Cédric KHIN alias Sugiuro

La section Live se consacre au tournage de vidéos parodiques, humoristiques, ou tout à la fois, avec pour cadre principal les animes, les jeux vidéo et l’association Epitanime.

La section Logistique :

Responsables : Clément CHANAL alias Kowanio, Arthur DAUZAT alias ALTOMARE, Louise DELDUC alias Poulpy

La section Logistique gère les ressources matérielles d’Epitanime.

La section Matsuri :

Responsable matsuri : Rémi BONNET alias Bontiv

La section Matsuri, petite sœur de la section Convention, se charge d’organiser ces festivals traditionnels, pour vous apporter un petit morceau de Japon à Paris.

La section Modélisme :

Responsables : Arthur DAUZAT alias Altomare, Quentin MONTALAN alias Asajimi

La section modélisme vise à promouvoir l’univers du “plamo” (maquettes plastiques: gunpla, kotobukiya, résine, etc.) et proposer des ateliers d’initiation lors des évènements de l’association, ainsi que des sessions de groupe hors évènement.

La section Nocturne :

Responsables : Guillaume JOLY alias Stivers

La section Nocturne est chargée de l’organisation et de la supervision des nocturnes d’Epitanime.

La section Partenariats :

Responsable : Manuel TERTRE alias Neral, Guillaume JOLY alias Stivers

La section Partenariats a pour objectif d’établir des partenariats avec d’autres associations, organisations… et d’entretenir des relations avec les divers organismes.

La section Pokémon : 

Responsables : Lucas LEGAZ alias Aihry, Clément CHANAL alias Kowanio, Vincent ITURRI alias Cosmos, Hugo LACOUR alias Islandzi, Cédric LEJAY alias Xenter

La section Pokémon se charge des animations et activités autour de l’univers Pokémon.

La section Projection : 

Responsables : Samnang TRAING alias Mikomi, Fabrice SADAY alias Hakase

La section Projection a pour but de faire découvrir des anime qui viennent de sortir ou bien revoir sur écran géant celles que vous avez déjà pris tant de plaisir à regarder une première fois.

La section Récup :

Responsable : Benoît JALLET alias Nadsat

Le section Récup se charge de chercher des bonnes affaires. Jeux vidéo oubliés et vieilles consoles délavées reprennent du service après être passées entre leurs mains.

La section Sortitanime :

Responsables : Rémi BONNET alias Bontiv, Cédric KHIN alias Sugiuro

La section Sortitanime se charge d’aérer nos membres à travers des expositions, cinémas ou restaurants, Epitanime n’étant pas bornée à son local associatif.

La section Technique : 

Responsables : Rémi BONNET alias Bontiv, Clément CHANAL alias Kowanio, Geoffrey LEVILLAIN alias Wyz, Quentin MONTALAN alias Asajimi

La section technique se charge de la réparation, maintenance et surveillance des installations informatiques de l’association.

La section Toyunda : 

Responsables : Quentin MONTALAN alias Asajimi, Cedric KHIN alias Sugiuro, Manuel TERTRE alias Neral

La section Toyunda se charge de la coordination des timers d’Epitanime. Elle s’occupe de la maintenance de la Toyunda.

Article IX – Règles de fonctionnement interne 

Évènements hebdomadaires 

Dû à l’absence de service de sécurité sur les évènements hebdomadaires, les externes (non-inscrits à Epitanime ou dans une école du IONIS Education Group) sont interdits.

Le responsable d’une activité hebdomadaire peut cependant accepter les externes sur certaines de ces activités après consultation du Bureau afin que cette dernière puisse, par exemple, suivre des séances d’essais. Tout abus de ce système de séances d’essais pourra être sanctionné par le Bureau.

Article X – Fonctionnement des responsables 

Conformément à l’article VIII.3 des statuts, le règlement intérieur définit le fonctionnement que doivent mettre en œuvre les responsables de l’association.

Définitions : 

Un responsable d’évènement est responsable de l’organisation d’un évènement (donc notamment les responsables des sections, Convention, Matsuri et évènements extérieurs). Un responsable d’activité est une personne en charge d’une section d’Epitanime proposant une activité. Un organisme externe est une association ou une entreprise autre qu’Epitanime.

Déclaration d’un évènement : 

Les responsables d’évènements doivent déclarer leur évènement un certain temps avant le début de l’évènement :

  • Convention : Au maximum un mois après la nomination du responsable.
  • Matsuri / Nocturne / Diurne : Un mois avant l’évènement.
  • Réunion : Une semaine avant la réunion.
  • Autre : Deux semaines avant l’évènement. Si la déclaration est faite pendant une période de vacances (selon le calendrier des vacances scolaires de zone C), il faut rajouter deux semaines de délai.

La déclaration de l’évènement au Bureau doit se faire avec les éléments suivants : Un compte rendu du déroulement de l’évènement pour le Bureau

  • Objet de l’évènement
  • Nombre de staff
  • Associations et entreprises externes
  • Contrat(s) mis en place
  • Matériel nécessaire
  • Communication de l’évènement (et besoins de communication) Si l’évènement met en jeu des ressources de l’association, alors un budget prévisionnel doit être donné avec :
  • Revenus prévus avec les PAF.
  • Dépenses pour les lots.
  • Dépenses pour le déroulement de l’évènement. Si l’évènement nécessite une (ou des) salle(s) du campus, une « fiche évènement » dont le modèle est disponible auprès du Bureau sera demandée.

Organismes présents sur l’évènement : 

Si une section de l’association fait une activité présente sur un évènement, le responsable de l’évènement doit inviter le responsable de la section d’Epitanime réalisant cette activité en priorité.

Si le responsable de l’activité n’est pas disponible, il a la possibilité de choisir un membre de sa section pour le remplacer ou se mettre d’accord avec le responsable de l’évènement pour choisir un organisme externe qui réalisera l’activité à la place de la section d’Epitanime. Si aucun accord n’est trouvé, c’est le Bureau qui tranchera.

Budget des sections : 

Chaque année, les sections ont la possibilité de faire une (ou plusieurs) demande(s) de budget pour leur section. La demande de budget doit faire apparaître trois sections distinctes :

  1. Les frais d’expansions nécessaires pour acheter le matériel réutilisable à chaque évènement. 2. Les frais pour le matériel consommable (lots sur plusieurs évènements et matériel consommable). 3. Les revenus prévisionnels des évènements (si les évènements peuvent générer des revenus). Il est impératif de faire valider les devis, factures ou autres au Bureau. Tout devis ou facture non validé par le Bureau sera refusé.

Article XI – Traitement du matériel 

Seuls la section Technique et le Bureau sont habilités à juger si un appareil est utilisable ou non. Si une dégradation est constatée, voici la procédure à adopter :

  • Inscrire “En panne” sur l’appareil concerné.
  • Notifier par mail la section Technique, avec le Bureau en copie.
  • Le Bureau informera les sections ayant besoin de ce matériel qu’il est inutilisable et suivra la réparation.

Article XII – Règlement du local 

Local accueil :

1- Vous êtes ici dans le respect et le savoir-vivre.

2- Le local doit rester propre et rangé.

3- La consommation d’alcool et de drogues est interdite.

4- On ne dort pas pendant les heures d’accueil. Les heures d’accueil sont définies par la présence de plus d’un membre du bureau ou responsable du local.

5- Le local doit rester un lieu accueillant pour les 5 sens.

6- La consommation de repas venant de l’extérieur est laissée à l’appréciation des membres présents au local.

7- Les mangas sont à lire sur place.

8- Le local n’est pas une garderie.

9- Le futur d’un objet laissé au local après 1 semaine est laissé à l’appréciation du Bureau.

10- Les ordinateurs et le local sont destinés en priorité aux usages de l’association.

11- En cas de demande d’interprétation d’une des règles la réponse d’un membre du bureau fait foi.

La liste des responsables local est disponible au local.

Règlement sanitaire d’Epitanime

– Lavage/désinfection des mains nécessaire pour accéder au local

– Port du masque obligatoire dans le local

– Emargement nom-prénom-promo et heure d’entrée/sortie à l’entrée du local
(consigne ARS)

– Respect d’1 m de distance entre les personnes

– La porte d’entrée doit rester ouverte pour la ventilation

– La nourriture doit être consommée hors du local (boissons autorisées)

– La dernière personne de la journée à quitter le local doit désinfecter les surfaces qui ont été touchées

Article XIII – Règlement des Matsuri / Nocturne / Diurne

Il est strictement interdit :

  • D’apporter des boissons alcoolisées. 
  • De rentrer par autre part que l’accueil.
  • D’apporter des animaux.
  • D’apporter tous types d’armes (toute arme de Cosplay sera sujette à l’appréciation du staff sécurité de l’accueil).
  • D’accéder au sous-sol Pasteur (sauf étudiants du Groupe IONIS ayant la carte d’étudiant).
  • De boire ou de manger dans les salles (sauf cas exceptionnels).
  • Les bouteilles non-scellées seront conservées à l’accueil.

Tout comportement déraisonnable (y compris et notamment la consommation de substances illicites) résultera en un bannissement de tous les évènements jusqu’à nouvel ordre. Si la personne ayant enfreint le règlement n’est pas un membre de l’association mais un invité, le membre qui l’a invité sera tenu pour responsable et subira la même sanction décrite plus haut.

Toute personne en état ébrieux (1) se verra refuser l’accès au site ou expulser de l’évènement. Des alcootests seront présents sur l’évènement à ce but.

Comportement et tenue décents exigés (pas d’atteinte à la pudeur).

Vous êtes priés de respecter le matériel mis à votre disposition.

Les responsables de salle peuvent ajouter des règles afin d’assurer le bon déroulement de leurs activités.

Un contrôle visuel des sacs ou/et des vêtements sera effectué à l’entrée de l’évènement afin de vérifier le respect des règles. (2) (3) (4)

Le personnel en charge de la sécurité sera identifiable par son brassard de couleur (la couleur définissant le jour de l’évènement) et seul ce personnel sera habilité à effectuer les contrôles.

Toute personne, visiteur ou étudiant du Groupe IONIS, ne respectant pas le règlement se verra refuser l’accès au site ou expulser de l’évènement. 

La signature sur la fiche d’émargement entraîne l’acceptation sans condition du présent règlement dans son intégralité.

(1) état ébrieux : Altération des sens et des perceptions suite à la prise occasionnelle ou répétée d’alcool ou d’une substance psychoactive (cannabis…) (2) Des contrôles peuvent être effectués dans l’évènement si nécessaire. (3) Toute nouvelle entrée dans l’évènement fera l’objet d’un nouveau contrôle visuel des sacs ou/et des vêtements. (4) Toute personne refusant le contrôle de ses effets personnels, sacs ou vêtements, se verra refuser l’accès au site ou expulser de l’évènement.

Article XIV – Motifs justifiant un blâme

La liste des motifs ci-dessous est non exhaustive des actions pouvant mériter un blâme :

  • Dégrader du matériel de l’association.
  • Oublier de ramener le matériel emprunté à l’association (ou une partie du matériel)
  • Ne pas respecter le règlement du local.
  • Manquer de respect envers autrui.
  • Manquer de respect envers l’association
  • Ne pas obéir à une consigne d’un membre du bureau. Rappel : Conformément à l’article VI des statuts: “Les blâmes servent d’avertissement à l’intéressé, qui devra en être notifié par le Bureau par mail.’’

En cas de cumul de 3 blâmes par un même membre durant un même mandat, le Bureau est en droit d’entamer une procédure d’exclusion contre le membre.

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